Mein erster Design-Auftrag / Survival-Kit
Auftrag in Sicht!
Es gibt kaum ein Thema das so viele Fragen aufwirft, wie der erste Design-Auftrag. Einige davon können wir Ihnen nachfolgend beantworten und Sie ein wenig unterstützen ...
Situation
„Hilfe! ... (m)ein (erster) Kunde „droht“ mit Auftrag! 😉 Was nun ...?“
Tolle Neuigkeiten! Sie haben einen (ersten) Kunden*! Und sollen nun einen gestalterischen Auftrag übernehmen. Es folgt – möglicherweise – eine kurze Schrecksekunde! ... Wie gehe ich’s an? Wie bereite ich mich vor? Wie läuft das alles ab? ... Fragen über Fragen ...
Fragestellung
Ich habe noch wenig Erfahrung ... wie kann ich trotzdem professionell auftreten?
Sie müssen den potenziellen Kunden zwar nicht unbedingt mit der Nase darauf stoßen, dass Sie Ihre grafische Ausbildung derzeit noch absolvieren oder gerade erst abgeschlossen haben, aber Sie sollten auch nicht vorgeben, etwas zu sein, das Sie (noch) nicht sind – nämlich der absolute Vollprofi, der bereits mit allen „grafischen Wassern“ gewaschen ist.
Aber die Tatsache, dass Sie einen Auftrag erhalten, zeigt, dass der Kunde Vertrauen in Sie setzt. Falls Sie gefragt werden, antworten Sie offen und ehrlich, dass Sie noch recht neu „im Geschäft“ sind ... aber dennoch mit gesundem Selbstbewusstsein und einer fundierten Ausbildung in Rücken 🙂. Und besonders als Berufseinsteiger ist es wichtig, dass Sie den Anspruch haben, möglichst professionell aufzutreten und zu wirken.
Sind Sie noch nicht so erfahren oder fühlen sich evtl. bei einigen Dingen noch unsicher, ist gute Vorbereitung umso wichtiger. Je besser vorbereitet, desto wohler fühlen Sie sich im Gespräch und im Austausch mit dem Kunden. Gespräche (auch Telefonate) sollten Sie also möglichst immer gut vorbereiten, sich währenddessen Gesprächs-Notizen machen. Evtl. sogar im Nachgang ein kurzes Protokoll für sich fixieren. Dann können Sie auch nach längerer Zeit immer nochmals nachlesen, was zum jeweiligen Thema besprochen wurde,
was zu erledigen ist, was der Kunde sich wünscht.
- Sie finden hier die Download-Datei Gesprächsnotiz zur freien Nutzung.
Tipps zur Vorgehensweise
Vorbereitung
... ist da A und O! Verschaffen Sie sich möglichst VOR ihrem ersten Gespräch mit dem Kunden einen Überblick über mögliche, vergleichbare Firmenauftritte in der Branche. Nach der Devise: Was macht die Konkurrenz an dieser Stelle? ... z. B. in Bezug auf ein Logo. Hierbei geht es nicht darum, dass Sie Ähnliches gestalten sollen (keineswegs) … aber so bekommen Sie ein gutes Gefühl für Thematik und Möglichkeiten … und können so auch beim Kunden den spürbaren Eindruck vermitteln, dass Sie sich mit der Thematik (dem Auftrag) bereits im Vorfeld auseinandergesetzt haben. Das zeugt von Engagement und Interesse.
Schlagen Sie dem Kunden vor (auch das evtl. sogar bereits vor dem eigentlichen, ersten Briefing-Termin) dass er Ihnen gerne ein oder zwei Gestaltungsbeispiele zeigen oder nennen mag … um Ihnen zu zeigen, was ihm/ihr stilistisch gut gefallen würde. Die Gestaltungsbeispiele müssen hierbei nicht zwangsläufig aus derselben Branche stammen … auch über branchenfremde Beispiele könnten Sie einen konkreteren Eindruck gewinnen, welche Stilrichtung dem Kunden gefällt. Formulieren Sie diese Möglichkeit dem Kunden gegenüber stets nur als hilfreiche Option, niemals als Muss.
Briefing
Erstellen Sie sich einen kleinen Fragenkatalog für das Briefing-Gespräch … eine Art Leitfaden also, der Sie durch das Gespräch begleitet. So vergessen Sie nicht, alle wichtigen Punkte anzusprechen, damit Sie mit der Arbeit beginnen können.
Fragen Sie Ihren Kunden nach Schwerpunkten seiner Tätigkeit oder seiner Produktpalette. Welche Zielgruppe möchte er ansprechen, welche Art Aufträge generieren? Diese Vorstellungen können die erforderliche Optik/Anmutung/Stilistik der Gestaltung nicht unerheblich mit beeinflussen. Welche Farben sind gewünscht, welche evtl. auch von vorneherein ausgeschlossen? Existieren kundenseitig bereits gewisse Vorstellungen, gestalterische Vorlieben? Diese sollten Sie ggf. berücksichtigen.
Es gilt: Fragen bringen Sie weiter! Fragen, die Sie selbst sich im Vorfeld zum Entwurf stellen, können Sie in gewissem Umfang auch dem Kunden stellen. Ihre Fragen zeigen dem Kunden, dass Sie ihn „verstehen“ möchten. Eine mögliche Antwort vom Kunden (oft gehört): „Das weiß ich doch nicht, Sie sind doch der Gestalter“ ... muss man so nicht stehen lassen. Erläutern Sie freundlich, weshalb diese Fragen wichtig sind. Nämlich um die Entwürfe möglichst exakt auf den Kunden „zuzuschneiden“. Ein Schneider muss ja auch Maß nehmen, damit die Jacke dann wie angegossen passt.
Mit den sog. W-Fragen haben Sie eine hilfreiche Kurzfassung der üblichen „Briefing-Fragen“ an der Hand. Diese helfen Ihnen dabei, die wichtigsten Punkte für ein Projekt – und mag es noch so überschaubar sein – abzufragen; um zielgerichtet und terminorientiert arbeiten zu können.
- Sie finden die Download-Datei Briefing-Vorlage im Onlinekurs Grafikdesign Modul 11 >> Kapitel 2.3 | Projektplanung >> Briefing ...
- Sie finden die W-Fragen im Onlinekurs Grafikdesign Modul 06 >> Kapitel 2 | Layout >> W-Fragen ...
Formalitäten des Design Auftrags
Angebot
Sie nennen Ihren Preis für den Auftrag. Halten Sie diesen möglichst schriftlich in einem Angebot fest (und wenn auch notfalls nur per E-Mail). Definieren Sie darin auch, wie viele Entwürfe Sie präsentieren werden. Zwei bis maximal vier Entwürfe. Mehr sollten es nicht sein. Auch die Anzahl der Korrekturläufe sollten Sie im Angebot festschreiben … für den Fall, dass der Kunde x-Mal Nachbesserungen wünscht. Zwei Korrekturläufe nach Entwurfsentscheidung sind üblich. Bei kniffeligen Projekten evtl. auch einmal bis zu drei. Darüber hinaus gehende Korrekturläufe könnten Sie ggf. „nach Aufwand“ anbieten und abrechnen.
Auftragsbestätigung
Möglichst immer schriftlich! Damit Sie einen Beleg dafür haben, dass Sie beauftragt wurden und abschließend auch eine Rechnung stellen können. Auch hier genügt ggf. eine E-Mail vom jeweiligen Kunden ... „Entsprechend Angebot XY beauftrage ich ...“
- Sie finden mehr zu den Themen: Angebot, Auftrag, Honorar und Vergütung in der Download-Datei Leitfaden Berufseinstieg im Onlinekurs Grafikdesign Modul 11 >> Kapitel 4 | Empfehlungen
Organisieren Sie sich
Sortierung
Wie heißt es so schön? „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen“. Das mag stimmen. Ordnung hält jedoch das Stresslevel niedriger. Steht ein (Abgabe-)Termin kurz bevor, steigt die Stresskurve oftmals sehr steil an ... Ordnung hilft, die Kurve abzuflachen und somit den womöglich drohenden Nervenzusammenbruch zu vermeiden.
Häufige Meinung: Kreativität und kreatives Chaos gehören zusammen? Keineswegs! Im Gegenteil! Organisiert zu sein, schafft Zeitersparnis. Und desto mehr kreativen Freiraum haben Sie in der so gewonnenen Zeit zur Verfügung. Das gelingt sicherlich nicht sofort ... aber nach und nach immer besser.
Daher: Sortieren Sie sich und Ihre Aufträge. Legen Sie für jeden Kundenauftrag eine Mappe an – analog für Ihre schriftlichen Unterlagen und Notizen. Und parallel dazu einen digitalen Ordner auf Ihrem Computer. Schaffen Sie sich auch dort eine sinnvolle Struktur; eine, die Sie immer wieder anwenden können. Sie werden sehen, diese Investition lohnt sich ... weil Sie so (zumindest meistens) alles auf Anhieb finden können und nicht immer alles suchen müssen!
Zeitmanagement
Zeitplanung
Zeitplanung und Zeitmanagement sind wichtige Themen bei der grafischen Arbeit. Je erfahrener, desto leichter wird Ihnen beides fallen. Versuchen Sie, Ihr Projekt in Phasen zu gliedern – vom ersten Kundengespräch bis zur finalen Datenlieferung und Rechnungstellung. Das hilft Ihnen dabei, die einzelnen Projektschritte im Blick zu behalten.
Sprechen Sie offen mit Ihrem Kunden über Termine. Schaffen Sie eine beidseitig klare Situation hinsichtlich der Erwartungshaltung. Versäumen Sie diesen Aspekt der Absprache, so geht der Kunde womöglich davon aus, dass Sie morgen schon präsentieren können; Sie haben die fertigen Entwürfe jedoch erst für übernächste Woche eingeplant. Eine klare Kommunikation ist also unerlässlich!
Verschiebt sich im Projektverlauf zeitlich etwas ... passen Sie den Plan an; halten Sie ihn aktuell. Informieren Sie Ihren Kunden ggf. rechtzeitig, falls sich etwas verzögert oder verschiebt. Der Kunde, dem Sie am Tag der geplanten Präsentation mitteilen, dass Sie heute doch nicht wie geplant präsentieren können, war womöglich die längste Zeit ihr Kunde. Kündigt man die Verzögerung rechtzeitig an, hält sich die Begeisterung zwar vermutlich auch in Grenzen, kann von Kundenseite jedoch i. d. R. eher noch akzeptiert werden.
Denken Sie trotz allem gestalterischen Engagements auch an Ihren eigenen Arbeitsaufwand. Zu Beginn möchte man viel versuchen und das ist auch gut und wichtig. Behalten Sie aber auch die verwendete Zeit und das Budget im Auge. Notieren Sie sich Ihren Zeitaufwand; das schult die betriebswirtschaftliche Sicht auf ein Projekt. Auch wenn Sie letztendlich mehr aufwenden als Sie bezahlt bekommen (Lehrgeld zahlt jeder ;-)), so können Sie immerhin im Nachhinein vergleichen und für das nächste Projekt hilfreiche Erfahrungswerte generieren.
- Sie finden mehr zum Thema: Zeitplanung und das Deadline-Sheet im Onlinekurs Grafikdesign Modul 11 >> Kapitel 2.3 | Projektplanung>> Briefing ...
Endlich: Der kreative Prozess
Layout-Phase
Planen Sie sich vor allem bei Ihren ersten Projekten genügend Zeit für die Layout-Phase ein. Dazu gehört auch eine ausführliche Recherche vorab, die Ideenfindung und die Konzeption. Ist man zu Beginn noch nicht so erfahren, muss evtl. auch einmal noch ein zweiter Anlauf genommen oder mehrere Entwürfe erstellt werden, bevor man genügend angemessene Varianten für eine Präsentation erstellt hat. Auch die Technik liefert evtl. ab und an ein paar Hürden, die genommen werden wollen und sich als „Zeitfresser“ entpuppen.
Wichtig! Werfen Sie keine Entwürfe weg. Heben Sie alles auf ... bis das Projekt abgeschlossen ist. Das gilt für Analoges wie für Digitales. Ein früher Ansatz – zunächst verworfen – bringt evtl. in neuer Kombination dann doch noch die zündende Idee für den perfekten Entwurf.
Präsentation Ihrer Designs
Ein wenig Nervosität oder – bei zunehmender Routine – zumindest eine gewisse positive Spannung gehört zu einer Präsentation dazu :). Schließlich freut man sich ja darauf, die eigene Arbeit präsentieren zu dürfen; in der Hoffnung natürlich, dass sie Anklang findet. Gehen Sie den Präsentationtermin also in guter Stimmung (und gut ausgeschlafen) an. Denn eine positive Grundhaltung überträgt sich auch auf Ihr Gegenüber – also den Kunden.
Ablauf
Jede Präsentation sollte eine Einleitung, einen Mittelteil und einen konkreten Abschluss beinhalten:
- Die Begrüßung als Einleitung, kurzer Small Talk, anschließend Präsentationseinstieg
- Präsentation der Entwürfe ...
… mit anschließender Diskussion; besprechen Sie jeden Entwurf – was gefällt, was nicht? … machen Sie sich jeweils Notizen. - Bestandsaufnahme: Welcher Entwurf kommt in die engere Wahl, was wird weiter ausgearbeitet, was kann ggf. bereits aussortiert werden etc..
- Abschluss: Verständigen Sie sich gemeinsam auf ein Ziel für das nächste Zusammentreffen (Inhalt und Termin); damit den Beteiligten klar wird, was das jeweilige „To-do“
bis dorthin ist und was entsprechend die Erwartungshaltung des Kunden sein darf.
Situation und Argumentation
Auch hier ist Vorbereitung und Vorgehensweise schon fast „die halbe Miete“:
- Überlegen Sie sich vorab eine Präsentationstrategie ... z. B. welchen Entwurf möchten
Sie zuerst und welchen zuletzt zeigen? Was möchten Sie zu welchem Entwurf erläutern? Worauf wollen Sie den argumentativen Fokus legen? - Schaffen Sie eine angenehme und buchstäblich „aufgeräumte“ Arbeitsatmosphäre (nichts sollte von den Entwürfen ablenken).
- Leiten Sie die Präsentation ein, indem Sie die Problem- und Aufgabenstellung nochmals kurz formulieren.
- Präsentieren Sie Ihre Entwürfe mit genügend Weißraum um jeden Entwurf.
Zum Schluss sollten alle Entwürfe nebeneinander gelegt auf dem Tisch Platz finden um über sie sprechen und diskutieren zu können. - Wenn Sie online präsentieren, bietet sich eine Video-Konferenz an, bei der Sie ihren Bildschirm mit dem Kunden teilen. Überlegen Sie sich auch in diesem Fall im Vorfeld ein Konzept für einen Ablaufplan, damit der Präsentationstermin strukturiert wirkt.
- Ein nicht ganz idealer Weg ist es, die Entwürfe per E-Mail und als PDF-Anhang zu präsentieren. Bei längerer Zusammenarbeit mit einem Kunden kann das bei überschaubaren Projekten funktionieren. Hierbei kann allerdings kein direkter und unmittelbarer Gesprächsaustausch mit dem Kunden stattfinden. Bevorzugen Sie also, wenn möglich, das persönliche Gespräch, notfalls die Video-Konferenz und nur in Ausnahmefällen eine Präsentation per PDF. Bei Letzterer sollten Sie in einem Begleittext eine aussagekräftige aber nicht
zu langatmige Argumentation zu den Entwürfen mitliefern. Das Präsentieren per E-Mail
und Anhang bedarf also durchaus auch einer besonderen Vor- und Aufbereitung. - Geben Sie jedem Entwurf seine Zeit, damit er wirken kann. Hetzen Sie also nicht durch die Präsentation und nutzen Sie die Kunst der Pausen!
- Sie können mit dem Kunden ggf. vorab vereinbaren, dass Sie zunächst „am Stück“ präsentieren und anschließend genügend Zeit für Rückfragen oder Diskussion bleiben wird. So bleiben Sie – vor allem als Berufsneuling – evtl. besser im „Präsentationsfluss“.
- Bieten Sie dem Kunden drei Entwürfe an. Zu viele Entwürfe verwirren eher als dass sie bei einer Entscheidung helfen; und der Kunde sieht womöglich „den Wald vor lauter Bäumen nicht“. Eine reduzierte Vorauswahl aus den eigenen Entwürfen zu treffen, ist tatsächlich Ihr Part als angehende Grafikdesigner*in. Hatten Sie evtl. doch noch weitere Entwürfe erstellt, so haben Sie diese notfalls „in der Hinterhand“ für einen evtl. erforderlichen, weiteren Präsentationstermin.
- Legen Sie sich zu jedem Entwurf ein paar Argumente zurecht, die für den Entwurf sprechen; argumentieren Sie lösungsorientiert und positiv. Formulieren Sie nicht, was nicht gelungen ist. Sprechen Sie nur über Entwürfe, die der Kunde sieht, nicht über
jene, die Sie evtl. verworfen oder aussortiert haben. - Seien Sie auch auf kritische Fragen seitens des Kunden vorbereitet; je besser Sie diese parieren können, desto überzeugender können Sie mit Ihren Entwürfen auftreten.
- Präsentieren Sie klar und eindeutig; so dass die Entwürfe möglichst wenige Fragen aufwerfen. Je konkreter der Kunde etwas sieht und für sich bewerten kann, desto leichter
kann er/sie sich entscheiden … ob nun dafür oder dagegen.
Feedback ist wichtig!
Kritik üben ... ist erlaubt!
Kritik an der eigenen, kreativen Arbeit zuzulassen, will ein Stück weit auch gelernt sein. Das gelingt nicht auf Anhieb – denn es steckt ja oftmals sehr viel Herzblut in einem Entwurf. Gekränkt zu reagieren hilft hierbei allerdings kaum weiter ... versuchen Sie, professionell damit umzugehen oder – wenn es in Ihrem Inneren auch evtl. etwas anders ausschaut – zumindest professionell zu wirken. Mit der Zeit gewinnen Sie auch in diesem Punkt zunehmend Routine und Gelassenheit.
Sie werden bei der Gestaltung für Kunden mit Kritik umgehen müssen. Nehmen Sie diese niemals persönlich … als Grafikdesigner sind Sie (ein Stück weit) auch Dienstleister. Und natürlich Auftragnehmer. Versuchen Sie zu beraten und zu überzeugen, wo es Ihnen möglich ist. Das gelingt mal besser und mal weniger gut. Manche Kunden sind auch beratungsresistent; das muss dann aber nicht immer zwangsläufig an Ihrer Kreativ-Arbeit liegen. Persönlicher Geschmack spielt ja durchaus auch eine Rolle.
Kritik nutzen
Sehen Sie Kritik niemals als destruktiv, sondern stets als konstruktiv! Solange sie angemessen formuliert wird. Versuchen Sie auch bei Nichtgefallen eines Entwurfs zu erfragen, ob der Kunde die störenden Aspekte näher benennen kann: Stil, Form, Farbe, Schrift, Größe ...? Oder eine Kombination daraus? Nicht immer einfach für den Kunden, dies auszumachen (er/sie ist ja meist nicht vom Fach) ... aber so findet man oftmals auf quasi „umgekehrten“ Weg über das Ausschlussverfahren heraus, was anders kombiniert doch gefallen könnte.
Umsetzung
Korrekturen und Anpassungen
Sollte dem Kunden etwas nicht gefallen, begnügen Sie sich nicht damit, das einfach nur hinzunehmen (siehe auch Thema FEEDBACK). Fragen Sie gezielt nach: Was gefällt nicht? Weshalb gefällt dies oder jenes nicht? Nur so finden Sie heraus, was der Kunde sich wünscht. Oftmals ist es nur ein Detail, das geändert werden muss und der Kunde ist damit rasch zufrieden gestellt.
Lassen Sie sich Korrekturwünsche möglichst schriftlich liefern. Am Telefon „rutscht schnell mal was durch“ oder wird vergessen oder übersehen. Schriftlich erfasst, können Sie Korrekturpunkt für Korrekturpunkt leicht abhaken.
Bleiben Sie (auch bei formulierter Kritik) stets offen für die Wünsche des Kunden. Denn diese sind unbedingt ernst zu nehmen. Wenn Sie ihn nicht mit Ihren Vorstellungen und Argumenten überzeugen können, ist letztendlich der Kunde der Entscheider. Denn: „Kunde ist König“. Er/Sie zahlt letzten Endes für den Auftrag.
Freigabe
Der Kunde gibt sein OK zum von ihm gewählten Entwurf. Lassen Sie sich die Freigabe des Entwurfs möglichst immer schriftlich geben. Hier genügt ein Ausdruck mit der Notiz „Freigabe erteilt“ + Datum + Kundenunterschrift. Auch digital oder per E-Mail formuliert kann eine solche Freigabe erfolgen. Die (E-Mail-)Signatur ersetzt hier die Unterschrift.
Lassen Sie sich ggf. auch retuschierte Bilder vom Kunden freigeben – bzw. weisen Sie im Freigabe-Prozess auf diese Punkte hin. Zumindest dann, wenn Essenzielles in den Bildern verändert wurde bzw. werden soll.
Eine Freigabe bezieht sich i. d. R. auf Gestaltung, Bildinhalte und Textinhalte. Prüfen Sie also auch Rechtschreibung und Grammatik in den Texten nochmals vorab. Oder klären Sie mit dem Kunden, wer für das Lektorat der Texte zuständig ist oder sein soll.
Lektorat
Fehlerfreie Texte sind ein Muss! Bei allen Publikationen – ob Print oder Online gilt: Achten Sie auf möglichst orthografisch und grammatikalisch einwandfreie Texte. Nichts ist schlimmer, als wenn eine wunderbar gestaltete Webseite vor Fehlern nur so wimmelt. Wenn Sie selbst nicht ganz sicher in der Rechtschreibung sind, suchen Sie sich jemanden, der/die es ist. Auch der Kunde ist in der Pflicht, die Texte im Rahmen des Freigabe-Prozesses auf inhaltliche Korrektheit zu prüfen ... aber Sie sind der/die Grafiker*in und somit gilt ein Stück weit auch: mitgehangen, mitgefangen!
Reinzeichnung
In der sog. „Reinzeichnung“ werden die Entwürfe so aufbereitet, dass sie produziert und umgesetzt werden können. Die Reinzeichnung schafft also „Ordnung im Dokument“, nachdem der Entwurf vom Kunden freigegeben wurde. Man sollte sich hierfür etwas Ruhe und Muße einplanen um konzentriert bei der Sache sein zu können.
Dafür sind verschiedene Anpassungen der digitalen Daten nötig. Beispielsweise ein letzter Abgleich, ob das Layout den bestehenden Corporate-Design-Richtlinien (= Gestaltungsrichtlinien) des Unternehmens entspricht. Bei Printmedien müssen Gestaltungsbestandteile wie Farben, Dateiformate, Bildauflösung drucktechnisch umsetzbar sein.
Die Produktionsvorgaben der Druckerei oder des Produzenten sind hierbei die Vorgabe (auch Druckspezifikationen genannt). Je konkreter ein Projekt ist oder im Verlauf wird, desto sinnvoller ist es, die Vorgaben uns Spezifikationen beim Produzenten schon mal anzufragen; dann kann mit der Reinzeichnung unmittelbar nach Kundenfreigabe begonnen werden.
Datenlieferung
Häufig möchte der Kunde die Daten für ein Projekt nach dessen Abschluss zur Verfügung gestellt bekommen. Das kann im Rahmen des Angebots so vereinbart werden. Die Bereitstellung der Daten ist natürlich auch mit einem gewissen, zeitlichen Aufwand verbunden und das sollten Sie in Ihrem Angebot an den Kunden ggf. berücksichtigen.
Rechnungstellung und Daten
Rechnungsstellung
Wenn alles erledigt und der Kunde zufrieden ist und Sie alle Arbeit am Projekt abgeschlossen haben ... ist es Zeit, die Rechnung zu schreiben :). Gleichen Sie vor Rechnungstellung alle Gestaltungskomponenten nochmals mit dem ursprünglichen Angebot ab. Besser, Sie finden eine Abweichung als dass der Kunde sie findet ... und ist dann womöglich „not amused“ etwas bezahlen zu sollen, das so nicht im Angebot stand. Ziehen Sie zur Prüfung und zum Abgleich auch Ihre Zeitdokumentation mit heran.
Sie finden unten die Download-Datei Zeiterfassung als beispielhafte, analoge Vorlage. Als Gestalter*in können Sie sich ein eigenes Formular aber natürlich auch nach den ganz eigenen Bedürfnissen selbst gestalten ... oder auch eine Vorlage digital und mit integrierter Rechenfunktion erstellen (Numbers, Excel, ...).
Ist ein Projekt einmal sehr langfristig angesetzt, kann man im Angebot auch eine Rechnungstellung nach Teilleistungen vereinbaren. Bei langfristigeren oder besonders umfangreichen Projekten können Sie im Angebot bereits vermerkt oder auch während des Projektverlaufs in Abstimmung mit dem Kunden sog. „Akontozahlungen“, sprich Abschlagszahlung vorsehen. Auf diese Weise müssen Sie nicht über zahlreiche Wochen oder gar Monate bis zum Ende des Projekts auf das Begleichen der Gesamtrechnung warten.
Das könnte in einem Angebot beispielsweise so formuliert werden: „Bei Projekten über einen längeren Zeitraum behalten wir uns vor, einzelne, fertiggestellte Positionen zur Abrechnung zu bringen.“
Wichtig hierbei ist, dass Sie die Teilrechnungen auch entsprechend mit „Teilrechnung“ überschreiben; damit für den Rechnungsempfänger klar ersichtlich ist, dass auch eine Schlussrechnung noch folgt. In der „Schlussrechnung“ (auch diese sollte entsprechend benannt sein) sollten dann die vorherige(n) Teilrechnung(en) nochmals transparent aufgeführt und in Abzug gebracht werden.
Datenarchivierung
Ist ein Projekt abgeschlossen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Daten und Unterlagen nochmals zu sortieren und zu archivieren. Das gilt gleichermaßen für analoge wie auch für digitale Unterlagen und Daten.
Es empfiehlt sich, die finalen Dateien (also InDesign, Illustrator, Photoshop, ... neben Bildern und ggf. zugehörigen Schriften) als „Projekt-Paket „zu archivieren. Auch eine finale Druck-PDF (so, wie sie an die Druckerei oder den Produzenten ging) und eine finale Ansichts-PDF sollten im Archiv-Paket eines Projekts enthalten sein. So können Sie jederzeit bequem auf die Daten zugreifen. Es könnte ja sein, dass der Kunde einmal eine Änderung wünscht oder einen Folge-Auftrag erteilt :).
Was definitiv nicht mehr benötigt wird, kann entsorgt werden ... auch das gilt für Analoges wie für Digitales. Skizzenmaterial kann evtl. als gedankliche Stütze und für den eigenen „Ideenpool“ aufbewahrt werden; evtl. kann eine gute, jedoch nicht realisierte Idee einmal für einen anderen Auftrag herangezogen oder für diesen angepasst werden.
- Sie finden hier die Download-Datei Zeiterfassung zur freien Nutzung.
Text: Karin Meyer-Haussner, Layout: OfG
Und los geht´s
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem (ersten) Auftrag für Ihren (ersten) Kunden! Und hoffen, wir können Ihnen mit diesem kompakt zusammen gefassten Leitfaden ein wenig zusätzliche „Starthilfe“ geben. In diesem Sinne: Get creative!
Noch Fragen?
Schreiben Sie uns gerne an.